Mitteilung zur neuen DS-GVO

Liebe Mitglieder,

mit diesem Schreiben möchten wir Euch über die Umsetzung der EU-Datenschutz-Grundverordnung im Rahmen Eurer Mitgliedschaft informieren.

Mit der EU-Datenschutz-Grundverordnung (nachfolgend „DS-GVO“), die ab dem 25.05.2018 in Deutschland und der EU anzuwendendes Recht ist, ändern sich eine Reihe von datenschutzrechtlichen Vorgaben. U.a. schreibt die DS-GVO vor, dass wir Euch als Mitglied über den Umgang mit Euren personenbezogenen Daten zu informieren haben.

Wir verarbeiten die in der Beitrittserklärung angegebenen personenbezogenen Daten automatisiert mittels EDV zum einen zum Zwecke der Verwaltung Eurer Mitgliedschaft. Dies ist aufgrund Art.6 Abs. 1 lit. b) DS-GVO erlaubt.

Zum anderen, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der wir als Verantwortliche unterliegen. Dies ist aufgrund Art.6 Abs.1 lit. c) DS-GVO erlaubt.

Die Angaben von Daten sind für Mitglieder sowohl gesetzlich als auch satzungsgemäß verpflichtend. Ohne Angabe von Daten kann die Mitgliedschaft in der Gesellschaft nicht erfolgen und eine Verwaltung nicht durchgeführt werden.

Eure Daten werden durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen geschützt.

Die Bekanntgabe von Euren personenbezogenen Daten ggf. mittels Lokalzeitung und/oder Vereinszeitung wird gemäß Art. 6 Abs.1 lit. b) und lit. f) DS-GVO nur offenbart, wenn es für die Erreichung des Vereinszweckes unbedingt erforderlich ist; oder wenn der Verein oder die Personen, die davon Kenntnis nehmen können, ein berechtigtes Interesse an der Veröffentlichung haben und Interessen oder Grundrechte und Grundfreiheiten der betroffenen Person nicht überwiegen.

Persönliche Nachrichten mit einem Bezug zum Verein wie Eintritte, Geburtstage und Jubiläen werden veröffentlicht, wenn dem Verein keine schutzwürdigen Belange des Betroffenen bekannt sind, die dem entgegenstehen. Wir bitten um Mitteilung, falls dies nicht gewünscht ist.

Auf den Veranstaltungen der Schlossgarde (´z.B. Schlossball) werden üblicherweise Fotos der Mitglieder und der Gäste angfertigt, die in der Folge auch auf unserer Website veröffentlicht werden können. Dies dient der Information aller Beteiligten und insbesondere der Förderung und Festigung unserer Vereinsgemeinschaft und stellt somit ein berechtigtes Interesse unseres Vereins dar. Ist eine Speicherung und /oder Veröffentlichung nicht gewünscht, so bitten wir um entsprechende Mitteilung.

Selbstverständlich unterliegt auch die Veröffentlichung solcher Fotos, die ebenfalls als personenbezogene Daten zu sehen sind, den Bestimmungen der DS-GVO.

Unser Verein ist teilweise verpflichtet, folgende Mitglieder bezogene Daten an die Dachverbände „BDK Bund Deutscher Karneval“ und „CC Comitee Düsseldorfer Carneval“ zu übermitteln:           Name, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Funktionen. Zum Zwecke von Auszeichnungen müssen Begründungen eingereicht werden, die persönliche Informationen zum Werdegang  enthalten. Wir bitten um Mitteilung falls dies nicht geschehen soll.

Mit Beendigung der Mitgliedschaft werden die Daten gemäß den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten vorgehalten und dann grundsätzlich gelöscht. Falls ein berechtigtes Interesse des Vereins an der zeitgeschichtlichen Archivierung der Daten zum Zwecke der Vereinschronik liegt, werden diese im Archiv gespeichert. In der Zeit zwischen Beendigung der Mitgliedschaft und der Löschung bzw. für die Zeit der Archivierung wird die Verarbeitung dieser Daten eingeschränkt.

Ihr habt das Recht, jederzeit Auskunft über alle personenbezogenen Daten zu verlangen, die wir von Euch verarbeiten (Art. 15 DS-GVO). Weiterhin habt ihr das Recht auf Berichtigung Eurer Daten (Art. 16 DS-GVO), das Recht auf Löschung (Art. 17 DS-GVO), Recht auf Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DS-GVO), das Wiederspruchsrecht (Art. 21 DS-GVO), sowie das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DS-GVO).

Mit den besten Grüßen

Friedhelm Croll                                                                               Düsseldorf, 24.5.2018

Schlossgarde der Stadt Düsseldorf von 1999 e.V.